Prozesshandbücher exportieren

Der Process Manager ermöglicht es Ihnen, Berichte über die Prozessdokumentation zu erstellen. Diese Berichte sind umfassende Dokumente, die alle Ihre Diagramme enthalten, einschließlich aller Beschreibungen von Elementen und Glossareinträgen.

Sie werden im Microsoft Word® - oder PDF-Format erzeugt.

Gehen Sie wie folgt vor:

  • Klicken Sie auf Prozessdokumentation (PDF) oder Prozessdokumentation (Word) im Reporting -Menü im oberen Drop-Down-Menü des Explorers.
  • Es erscheint ein Konfigurationsassistent, in dem Sie die Diagramme auswählen können, die in die Prozessdokumentation aufgenommen werden sollen:

    Diagrammauswahl ändern
    Diagrammauswahl ändern
    • Wählen Sie die nun die Diagramme aus, die initial im Prozesshandbuch enthalten sein sollen:

    Auswahl der Diagramme, die in der Prozessdokumentation initial enthalten sein sollen

    • Sie haben die Möglichkeit, Filter für die Auswahl der gewünschten Diagramme zu verwenden. Klicken Sie Filter hinzufügen, um den entsprechenden Dialog zu öffnen
      Filter hinzufügen, um Diagramme schneller zu finden
      . Fügen Sie einen Filter hinzu, um Diagramme schneller zu finden.

    Im folgenden Beispiel sollen im Ordner "Gemeinsame Dokumente" alle BPMN 2.0Diagramme gefunden werden, die das Wort "Lieferung" im Titel tragen.

    Wählen Sie in diesem Fall aus der Liste im oberen Bereich den Ordner 'Gemeinsame Dokumente' aus. Wählen Sie Diagrammtyp aus und wählen Sie Business Process Diagram (BPMN 2.0) von der Drop-down-Liste auf der rechten Seite aus (Diagrammtyp gleicht des Business ). Verfahren Sie ebenso für den Namen, indem Sie die entsprechende Zeile auswählen und in das Textfeld Lieferung eingeben:

    Filter anpassen
    Filter anpassen
  • Klicken Sie auf OK. Die gefundenen Diagramme werden nun für die Erzeugung des Prozesshandbuchs ausgewählt.
  • Wählen Sie zusätzlich aus, welche verlinkten Diagramme ebenfalls in das Prozesshandbuch mit einbezogen werden sollen. Standardmäßig werden keine verlinkten Diagramme mit einbezogen. Wenn verknüpfte Teilprozesse der ersten Ebene ausgewählt werden, werden nur die direkt mit den zuvor ausgewählten verknüpften Diagrammen in die Dokumentation aufgenommen, während verknüpfte Teilprozesse aller Ebenen alle erreichbaren Diagramme enthalten.
    Hier sollen alle verlinkten Diagramme in den Export mit einbezogen werden.
    Hier sollen alle verlinkten Diagramme in den Export mit einbezogen werden.
  • Klicken Sie auf Exportoptionen festlegen unten rechts.
  • Auf einer zweiten Seite können Sie die Prozessdokumentation anpassen.

    • Wählen Sie ein Template. Wenn Sie bereits eigene Templates erstellt haben, können Sie diese zur Erstellung Ihres Prozesshandbuchs nutzen. Standardmäßig ist die Signavio Vorlage ausgewählt, welche immer zur Verfügung steht.

      Anstatt des Signavio Templates wird hier ein eigenes Firmentemplate ausgewählt, das mit dem Template-Editor, der im nächsten Kapitel erklärt wird, erstellt wurde.
      Anstatt des Signavio Templates wird hier ein eigenes Firmentemplate ausgewählt, das mit dem Template-Editor, der im nächsten Kapitel erklärt wird, erstellt wurde.
    Hinweis

    Die Signavio-Vorlage" entspricht dem Template des Prozesshandbuchs, welches bis zur Version 5.1 des Signavio Process Managers zur Verfügung stand.

    • Wählen Sie die Exportsprache aus (nur wenn mehrere Sprache für Ihren Arbeitsbereich definiert wurden)

      Wählen Sie aus, welche Sprache für den Export verwendet werden soll. Dabei beeinflusst Ihre Wahl sowohl die Template-Sprache, als auch die Diagrammsprache.

      Wählen Sie eine Sprache für den Export aus.
      Wählen Sie eine Sprache für den Export aus.
    • Passen Sie die allgemeinen Einstellungen an.

      Nun können Sie spezielle Anpassungen (z.B. am Titel oder der Organisation) vornehmen. Zudem können Sie das Signavio Logo ausblenden.

      Eine Beispielkonfiguration
      Eine Beispielkonfiguration
    Hinweis

    Wenn Sie ein eigenes Template benutzen, ist die Funktion "Signavio-Logos ausblenden" ausgegraut. Stattdessen verwenden Sie bitte den Template-Editor, um das Prozesshandbuch bzw. in diesem Fall die Kopfzeile anzupassen.

  • Klicken auf Dokumentation erzeugen und die PDF- und WORD-Datei wird erzeugt. Sofern es sich um weniger als 20 Diagramme handelt, sollte die Generierung nur wenige Sekunden dauern. Im Falle einer großen Anzahl von Diagrammen kann dieser Vorgang auch länger als eine Minute in Anspruch nehmen.
  • Beim Export nach Microsoft Word® beachten Sie bitte den Hinweis, das Inhaltsverzeichnis zu aktualisieren. Bestätigen Sie den Dialog mit OK und nehmen Sie nach dem erfolgreichen Export die unten aufgeführten Schritte vor.

    Ein Dialog informiert Sie, dass das Inhaltsverzeichnis im Microsoft-Word-Dokument aktualisiert werden muss.
    Ein Dialog informiert Sie, dass das Inhaltsverzeichnis im Microsoft-Word-Dokument aktualisiert werden muss.

Aktualisierung des Inhaltsverzeichnis in Microsoft-Word

Die Inhaltsangabe (Seite 2) im generierten Bericht muss manuell aktualisiert werden.

Beispiel für Inhaltsangabe
Beispiel für Inhaltsangabe

Markieren Sie dazu das gesamte Inhaltsverzeichnis und drücken sie F9.

Selektieren Sie das gesamte Inhaltsverzeichnis.
Selektieren Sie das gesamte Inhaltsverzeichnis.

Alternativ können Sie die Aktionsfelder auch einzeln mit der rechten Maustaste anklicken und die Funktion Felder aktualisieren auswählen.

Der Menüeintrag zum Aktualisieren des Inhaltsverzeichnis.
Der Menüeintrag zum Aktualisieren des Inhaltsverzeichnis.