Zur Kommentierung einladen

Eines der mächtigsten Werkzeuge für kollaborative Prozessgestaltung ist die Möglichkeit, Kollegen zum Betrachten und Kommentieren eines Diagramms einzuladen. Durch diese Funktion können Sie eine größere Gruppe an Beitragenden an der Gestaltung einbinden. Sie müssen keine Modellierungsexperten sein, um mit Ihnen im Collaboration Hub zu arbeiten.

Auf diese Weise können Sie Menschen einladen, die ein tiefes Verständnis des Geschäftsprozesses haben und zur Prozessdokumentation und Prozessinnovation beitragen können, ohne mit der Signavio-Software vertraut sein zu müssen.

Eine Besonderheit der Kommentierungsfunktion ist, dass Kommentierende nicht im Arbeitsbereich registriert sein müssen. Sie können jeden in den Prozess einbinden, dessen E-Mail-Adresse Sie kennen.

Hinweis

Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie Kollegen, die keine Nutzer des Signavio Process Managers sind, zum Kommentieren einladen können. Um die Vorteile des Signavio Process Managers langfristig zu nutzen, empfehlen wir Ihnen jedoch für Lese- und Kommentierungszugriff das `Collaboration Hub` zu verwenden.

Wichtig

Gehen Sie vorsichtig mit den Einladungen zum Kommentieren um. Die kryptischen Links, die in der Einladungsmail stehen und als Zugang zur Kommentarfunktion dienen, könnten von den eingeladenen Personen per E-Mail an Unberechtigte weitergeleitet werden.

Um eine Einladung per Mail zu verschicken, nehmen Sie die folgenden Schritte vor:

  1. Selektieren Sie optional ein oder mehrere Diagramme im Explorer.
  2. Klicken Sie auf Freigeben, dann Zum Kommentieren einladen in der Menüleiste. Der Dialog "Zum Kommentieren Einladen" öffnet sich.
  3. Wenn Sie vorab kein Diagramm ausgewählt haben, werden Sie nun dazu aufgefordert. Wählen Sie ein oder mehrere Diagramme aus. Sie können diese Auswahl jederzeit wieder erreichen, indem Sie auf Diagrammauswahl ändern klicken.
  4. Geben Sie die E-Mail-Adressen von allen Kollegen ein, die Sie einladen möchten. Mehrfachangaben können Sie durch Kommas, Semikolons oder Zeilenumbrüche trennen.
  5. Erstellen Sie optional eine vereinfachte Ansicht für Ihre Kollegen. Der nächste Abschnitt "Vereinfachte Ansichten auf Diagrammen" - enthält weitere Informationen zu diesem Thema.
    Hinweis

    Wenn Sie mehrere Diagramme ausgewählt haben, steht Ihnen die Option Vereinfachte Sicht versenden nicht zur Verfügung.

  6. Aktivieren Sie Kopie an mich versenden, wenn Sie auch eine Einladungsnachricht für die Kommentierung erhalten möchten.
  7. Personalisieren Sie die Einladungsnachricht, indem Sie den Text auf der rechten Seite des Fensters editieren.
  8. Klicken auf Versenden. Die Einladungsbenachrichtigungen werden verschickt. Die Kollegen enthalten jeweils einen Zugriffslink.

Die Stakeholder werden nun eine E-Mail mit einem Link erhalten. Wenn Sie den Link in der Einladung anklicken, öffnet sich - evtl. nach Bestätigung - ein Browserfenster auf der Seite des Collaboration Hubs, das Diagramm wird im Hauptfenster angezeigt. Der Link fungiert als Schlüssel zum Collaboration Hub.

Vereinfachte Diagrammansicht

Wenn Sie Kollegen zum Kommentieren einladen, haben Sie die Möglichkeit, für diese vereinfachte Sichten auf Ihre Diagramme zu erstellen. Gerade, wenn diese Kollegen mit der Modellierungssprache weniger vertraut sind, kann dies das Verständnis von Diagrammen stark vereinfachen. Außerdem können so Informationen, die für die Aufgabe des Kommentierenden, z.B. eine Prozessoptimierung, überflüssig sind, ausgeblendet werden.

Ansicht während einer Einladung erstellen

Wie bereits zuvor beschrieben, können Sie vereinfachte Sichten erstellen, während Sie Einladungen zum Kommentieren an Kollegen versenden.

  1. Klicken Sie auf die Option Vereinfachte Diagrammansicht auswählen oder aktivieren Sie die entsprechende Checkbox. Der Vereinfachte Diagrammansicht auswählen Dialog öffnet sich.
  2. Im Tab Vereinfachte Sicht erstellen können Sie das Diagramm vereinfachen, indem Sie Rollenzuweisungen, IT-Systeme, Datenobjekte und/oder Kommentare ausblenden. Sobald Sie den Haken vor einem der Elementtypen setzen oder entfernen, aktualisiert sich die Vorschau darunter.
  3. Wenn Sie Ihre gewünschte Ansicht erstellt haben, klicken Sie auf OK, um zum Zum Kommentieren einladen Dialog zurückzukehren.
  4. Nehmen Sie die Schritte zur Einladung zum Kommentieren wie in beschrieben vor.

Stakeholder-spezifische im Editor erstellen

Sie können vereinfachte Diagrammansichten auch im Editor erstellen, bevor Sie Stakeholder zum Kommentieren einladen.

  1. Öffnen Sie das gewünschte Diagramm im Editor.
  2. Im Attribut-Panel klicken Sie auf Neue Ansicht erstellen unter Ansichten. Der Dialog Sichtenkonfiguration öffnet sich.
  3. Wenn für das Diagramm bisher noch keine Sichten erstellt wurden, können Sie dies nun vornehmen, indem Sie wählen, welche Elementtypen Sie in dem Diagramm ausblenden möchten: Rollenzuweisungen, IT-Systeme, Datenobjekte und/oder Kommentare. Sobald Sie den Haken vor einem der Elementtypen setzen oder entfernen, aktualisiert sich die Vorschau darunter.
  4. Neue Diagrammansicht im Editor erstellen. Geben Sie nun für die vereinfachte Sicht einen Namen und optional eine Beschreibung ein.
  5. Wenn für dieses Diagramm bereits vereinfachte Ansichten angelegt worden sind, können Sie die gewünschte Stakeholder-spezifische Sicht über das Dropdown-Menü.
  6. Klicken Sie auf OK.

Kommentierungsrecht entziehen

Sie können den Einladungen zum Kommentieren verwalten-Dialog verwenden, um zu sehen, welche Zugriffsrechte gewährt wurden.

  1. Klicken Sie in der Menüleiste des Explorers auf Freigeben - Einladungen zum Kommentieren verwalten.

  2. Der Einladungen zum Kommentieren verwalten-Dialog öffnet sich. Alle E-Mail-Adressen, die eine E-Mail-Einladung erhalten haben, sind aufgelistet. Möchten Sie die Kommentierungsrechte einer bestimmten Person entziehen, dann klicken Sie Löschen des entsprechenden Eintrags. Ein Bestätigungsdialog erscheint.
  3. Klicken Sie Ja um die Löschung zu bestätigen.

    Falls Sie Administrator sind, können Sie die Einladungen zum Kommentieren auch über den Benutzer & Zugriffsrechte Verwalten-Dialog verwalten.

  4. Öffnen Sie diesen Dialog, indem Sie im Explorer in der Menüleiste auf Setup und dann auf Benutzer & Zugriffsrechte Verwalten klicken. Der Dialog Einstellungen öffnet sich.
  5. Klicken Sie den Berechtigungen-Tab. Im Tab Berechtigungen unter Weitere Freigaben finden Sie die Freigaben zum Kommentieren.
  6. Wählen Sie das Diagramm auf der linken Seite aus.. Klicken Sie auf Entfernen neben der E-Mail-Adresse von der Person, dessen Zugriffsrechte Sie widerrufen möchten.

Mehr Informationen über die Sicherheitseinstellungen, die Sie als Administrator einsehen können, lesen Sie im Abschnitt Benutzer und Zugriffsrechte verwalten.