Bilder und Dokumente einbinden

Im Signavio Process Manager können Sie hochgeladene oder von Dritten gehostete Dokumente einbinden. Auf diese Weise können Fachanwender detaillierte Hintergrundinformationen, z.B. Vorschriften und Spezifikationen, direkt zur Hand haben, wenn sie Prozesse im Collaboration Hub betrachten.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Dokumente mit Diagrammen zu verknüpfen:

  • Wenn Sie aus verschiedenen Prozesselementen und/oder Diagrammen auf das Dokument zugreifen möchten, empfehlen wir Ihnen, diese aus Glossar-Einträgen einzubinden.
  • Wenn Sie das Dokument nur in einem Diagramm verfügbar machen möchten, fügen Sie es am Besten als eigenes Attribut vom Typ Dokument/URL an ein Modellelement an. Beide Funktionen werden in diesem Abschnitt erklärt.

Wir empfehlen die Verwendung von Weblinks der Form http://[domain]/[file] für Referenzdokumente. Wenn dies nicht möglich ist und ein Dokument von einem Netzwerkspeicher aus referenziert werden muss, beachten Sie bitte unsere Hinweise hier Einbinden von Dokumenten auf Netzlaufwerken.

Dokumente an Glossareinträgen verlinken

Hinweis

Wir empfehlen Ihnen, für Dokumentdefinitionen Glossareinträge zu erstellen. An diesen Einträgen können Sie anschließend die entsprechenden Dokumente auf Ihrem Online-Dokumentenmanagementsystem oder Netzlaufwerk verlinken. Glossareinträge lassen sich zentral verwalten und innerhalb Ihrer Prozesslandschaft beliebig wiederverwenden. Dies erleichtert die Pflege Ihrer Dokumentdefinitionen enorm. Wenn Sie noch nicht mit dem Glossar gearbeitet haben, lesen Sie mehr unter Mit der Glossaransicht arbeiten und folgen Sie anschließend den Anweisungen weiter unten. Da der Signavio Process Manager ein Prozessmanagementsystem und keine Dateiablage ist, empfehlen wir Ihnen, den Datei-Upload nur in Ausnahmefällen zu verwenden. Verwenden Sie zur Verwaltung Ihrer Dokumente bestenfalls ein Dokumentenmanagementsystem.

Gehen Sie wie folgt vor, um Dokumente an Glossareinträgen zu verlinken:

  1. Öffnen Sie das Glossar aus dem Explorer heraus. Sie finden es links auf der Navigationsleiste des Explorers.
  2. Sie haben nun zwei Möglichkeiten:
    1. Erstellen Sie einen neuen Eintrag, indem Sie auf Neuer Eintrag klicken.
    2. Öffnen Sie einen bestehenden Eintrag, indem Sie ihn markieren und auf Bearbeiten klicken.
    Der ‘Glossarbegriff bearbeiten’-Dialog
    Der Eingabedialog Bearbeiten
  3. Unter Angehängte Dokumente können Sie einen Link und eine gewünschte Beschriftung angeben. Wenn Sie ein Dokument aus dem Intranet verknüpfen möchten, lesen Sie bitte weiter unter Einbinden von Dokumenten auf Netzlaufwerken
    Externe Dokumente aus einem Glossareintrag heraus referenzieren
    Externe Dokumente aus einem Glossareintrag heraus referenzieren
Hinweis

Über diese Funktion werden Dokumente lediglich verlinkt. Die Dokumente werden nicht im Arbeitsbereich gespeichert. Stellen Sie also sicher, dass alle Nutzer entsprechenden Zugriff auf die Dokumente haben.

Dokumente als Attribut eines Elements anfügen

Ein Administrator kann im Prozess-Manager eigene Attribute definieren. Der Attributtyp Dokument/URL ist speziell für Weblinks und Dokumente in Netzwerkspeichern konzipiert.

Um die Einbindung von Dokumenten über ein eigenes Attribut zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie den Dialog, indem Sie zuerst Setup klicken und dann Notationen/Attribute definieren.
    Der Menüpunkt 'Notationen/Attribute festlegen'
    Der Menüpunkt 'Notationen/Attribute festlegen'
  2. Wählen Sie die gewünschte Palette und das Modellierungselement aus und klicken Sie auf Attribut hinzufügen.
    Fügen Sie dem Prozesselement 'Task' ein eigenes Attribut hinzu.
    Fügen Sie dem Prozesselement 'Task' ein eigenes Attribut hinzu.
  3. Geben Sie einen Namen und optional eine Beschreibung des Attributs an. Legen Sie den Datentyp fest, in diesem Fall Dokument/URL.
    Fügen Sie ein eigenes Attribut vom Typ Dokument/URL hinzu.
    Fügen Sie ein eigenes Attribut vom Typ Dokument/URL hinzu.

Wählen Sie Als Liste, um mehrere Bilder oder Dokumente mit einem Element zu verknüpfen.

Sie können in der Editor Ansicht Dokumente aus Ihrer Dateiablage in Diagrammen verlinken. Eine solche Verlinkung geschieht über eigene Attribute vom Typ Link/URL. Um eine Datei zu verlinken, selektieren Sie das entsprechende Modellierungselement, an dem die Verlinkung gespeichert werden soll. Wenn Sie kein Element ausgewählt haben, können Sie Verlinkungen über das gesamte Diagramm legen. Klicken Sie in der Attributeleiste das verlinkende Attribut (im Beispiel "Dokumente") an und öffnen Sie den entsprechenden Dialog durch Klicken auf die die drei Punkte:

Ein Dokument wird dem Attribut 'Dokument' hinzugefügt.
Ein Dokument wird dem Attribut 'Dokument' hinzugefügt.

Wenn das Attribut nicht deklariert wurde, um eine Liste von Links zu führen, erscheint ein Dialog, in dem Sie die Datei auswählen können, die Sie verlinken möchten:

Wählen Sie eine Datei aus.
Wählen Sie eine Datei aus.

Wenn bereits ein Attributlink vorhanden ist, wird dieser hier als Standard angegeben. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Listen von Dokumenten und Dateien verlinken können.

Sie können nun wählen, ob Sie eine neue Datei hochladen möchten oder eine Datei verlinken möchten, die bereits in Ihrer Dateiablage vorhanden ist. Sie können außerdem eine URL oder einen Link zu einer Datei auf einem Netzlaufwerk angeben, indem Sie die letzte Option wählen. Informationen zum Verlinken von Dateien auf einem Netzwerkspeicher finden Sie unter Einbinden von Dokumenten auf Netzlaufwerken.

Wenn das eigene Attribut als Liste definiert wurde, erscheint zuerst der folgende Dialog:

Listenattribute ermöglichen es, mehrere Dokumente oder Bilder an ein Attribut anzuhängen.
Listenattribute ermöglichen es, mehrere Dokumente oder Bilder an ein Attribut anzuhängen.

Bereits in der Liste enthaltene Bilder und Dokumente können Sie hier bearbeiten oder über Löschen aus der Liste entfernen. Beachten Sie, dass die Datei nicht aus der Dateiablage, sondern lediglich aus der Liste entfernt wird.

Klicken Sie auf Neues Dokument hinzufügen. Es erscheint der gleiche Linkdialog wie oben beschrieben.

Fahren Sie nun wie folgt fort:

Laden Sie ein Bild oder Dokument hoch:

  1. Wählen Sie die erste Option zum Hochladen einer neuen Datei und klicken Sie auf Durchsuchen:
  2. Wählen Sie eine Datei aus.
  3. Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie durch Ihr lokales Dateisystem blättern können. Wählen Sie nun aus, in welchem Ordner die Datei gespeichert werden soll: Die Dateiinformationen werden an den Hochlade-Dialog übergeben.
  4. Über die Liste unter Ihrer Auswahl stellen Sie ein, in welchen Ordner Ihres Arbeitsbereichs die Datei gelegt werden soll. Standardmäßig ist der Ordner ausgewählt, in dem sich das aktuell bearbeitete Diagramm befindet. Um dieses Verzeichnis zu ändern, erweitern Sie die Dropdown-Liste und klicken Sie auf Anderen Ordner auswählen:
  5. Wählen Sie den Zielordner aus und klicken Sie auf OK:
    Als Hochlade-Ziel können nur vorhandene Ordner im Arbeitsbereich ausgewählt werden.
    Nur vorhandene Ordner im Arbeitsbereich können als Hochladeziel ausgewählt werden.

Binden Sie eine Datei ein, die bereits hochgeladen wurde.

  1. Wählen Sie die zweite Option und navigieren Sie durch Ihren Arbeitsbereich, um die Datei in Ihrem Signavio-Dateiablage zu finden:
    Wählen Sie die Datei aus Ihrer Signavio Dateiablage aus.
    Wählen Sie die Datei aus Ihrem Signavio-Dateiablage.

Sie möchten eine URL angeben oder eine Datei auf einem Netzlaufwerk verlinken:

  1. Wählen Sie die letzte Option und geben Sie einen Namen für den Link sowie die URL- oder Pfadinformationen ein:
    Fügen Sie einen Link hinzu, der auf eine Webressource verweist.
    Fügen Sie einen Link hinzu, der auf eine Webressource verweist.
  2. Nachdem Sie die Datei oder Webressource ausgewählt haben, die Sie verlinken möchten, klicken Sie auf Speichern (oder Hinzufügen, wenn das Attribut eine Liste ist). Die Verknüpfung wird dann hergestellt oder, wenn das Attribut als Liste definiert wurde, der Liste hinzugefügt. Übertragen Sie in diesem Fall die Liste der Links, indem Sie im Dialogfeld Listenübersicht auf Speichern klicken.

Hinweis

Wenn eine Datei hochgeladen wird, kann dies nun einen Moment dauern.

Einbinden von Dokumenten auf Netzlaufwerken

Hinweis

Wenn Sie Dateien auf einem Netzlaufwerk verlinken möchten, müssen hier für web-basierte Anwendungen wie dem Signavio Process Manager spezielle Browser-Anpassungen vorgenommen werden. Bitte beachten Sie dabei, dass es unter Verwendung des Internet Explorers und Google Chrome nur möglich ist, auf Netzlaufwerke zu verlinken, die Verlinkung auf lokale Dateien jedoch nicht möglich ist.

Eine Verlinkung zu einem Dokument, welches unter dem Pfad G:\MeinVerzeichnis\ZuVerlinkendesDokument.doc auf einem Netzwerk-Laufwerk erreichbar ist, ist mit folgender URL möglich:

file:///G:/MeinVerzeichnis/ZuVerlinkendesDokument.doc

Wichtig

Bitte beachten Sie, dass die meisten Browser einen Sicherheitsmechanismus besitzen, der es standardmäßig verbietet Links auf lokale Dateien zu öffnen. Aus diesem Grund kann es sein, dass sich diese Links nicht öffnen lassen, wenn man darauf klickt.

Bitte folgen Sie diesen Schritten um Ihren Browser für das Öffnen der Dateien vorzubereiten:

Für Benutzer von Mozilla Firefox:

  • Schließen Sie alle Fenster des Mozilla Firefox.
  • Öffnen Sie die folgende Datei mit einem Text-Editor:
    • Windows:
    C:\Dokumente und Einstellungen\[IhrWindowsUsername]\Anwendungsdaten\Mozilla\Firefox\Profiles\[IhrFirefoxProfil]\prefs.js
    • Unix:
    home/[IhrUnixUsername]/.mozilla/firefox/xv7ftnh.default/prefs.js
  • Fügen Sie die folgenden drei Zeilen am Ende der Datei ein und speichern Sie die Datei:
     user_pref("capability.policy.localfilelinks.checkloaduri.enabled", "allAccess"); user_pref("capability.policy.localfilelinks.sites", "https://editor.signavio.com http://academic.signavio.com https://app-us.signavio.com https://app-au.signavio.com"; user_pref("capability.policy.policynames", "localfilelinks");
Hinweis

Falls Sie den Signavio Process Manager als On-Premises-Installation verwenden, ersetzen Sie im obigen Code-Snippet https://editor.signavio.com http://academic.signavio.com https://app-us.signavio.com https://app-au.signavio.com mit der Adresse Ihres Systems.

Mit diesen Einstellungen ist es nun möglich, Dokumente auf Netzlaufwerken sowie auf lokalen Laufwerken zu verlinken.

Für Benutzer des Internet Explorers

  • Klicken Sie auf das Zahnrad Symbol oben rechts und wählen Sie Internetoptionen aus: Der Internetoptionen Dialog öffnet sich. Wechseln Sie auf den Tab Sicherheit und klicken Sie auf Vertrauenswürdige Webseiten: Die Einstellungen der vertrauenswürdigen Webseiten
    Die Einstellungen für vertrauenswürdige Webseiten*
  • Klicken Sie auf Sites
    Über den 'Sites'-Button öffnen Sie eine Liste Ihrer vertrauenswürdigen Seiten.
    : Um alle vertrauenswürdigen Webseiten für die Zone anzuzeigen, klicken Sie auf "Sites".

Ein Fenster öffnet sich, welches die von Ihnen als "vertrauenswürdig" eingestuften Seiten beinhaltet. Wenn Sie den Signavio Process Manager bereits geöffnet haben, wird die Website signavio.com bereits in das obere Textfeld eingetragen. Wenn nicht, geben Sie es manuell ein.

Wichtig

Für die on-premise Edition unterscheidet sich die URL des Process Managers. Ersetzen Sie https://editor.signavio.com durch die URL Ihres lokalen Servers.

  • Klicken Sie auf OK
    Signavio Process Manager wird zu den vertrauenswürdigen Websites hinzugefügt.
    : Signavio Process Manager wird zu den vertrauenswürdigen Websites hinzugefügt.
  • Der Signavio Process Manager wird nun den Vertrauenswürdigen Sites hinzugefügt. Klicken Sie auf OK, um aus dem Menü der Internetoptionen zurückzukehren.
Hinweis

Wenn Sie Microsoft Edge verwenden, können Sie vertrauenswürdige Websites nur konfigurieren, indem Sie den Internet Explorer öffnen und die Einstellungen wie oben beschrieben anpassen. Die Vertrauenswürdige Sites-Einstellungen des Internet Explorers werden dann auch im Microsoft Edge angewandt.

Für Benutzer des Google Chrome:

Sie können den lokalen Link Chrome Extension installieren, der bei jeder Aktivierung des Links eine Kopie eines verknüpften Dokuments erstellt. Dies unterstützt jedoch nicht die Bearbeitung des Dokuments. Mit diesen Einstellungen ist es nun möglich, Dokumente auf Netzlaufwerken sowie auf lokalen Laufwerken zu verlinken.