Tutorial: Dictionary best practices

Dieses Tutorial beschreibt einen Best Practice-Ansatz zur Verwendung des Glossars aus der Perspektive eines Geschäftsprozess-/Entscheidungsmodellierers.

Das Tutorial erklärt wie Sie...

  • ...Glossarelemente direkt von der Diagramm-Zeichenfläche referenzieren und erstellen.
  • ...bereits existierende Glossarelemente über die Drag&Drop-Funktionalität wiederverwenden.
  • ...Änderungen an Diagrammelementen im Einklang mit dem Glossar durchführen.

Die im Tutorial enthaltenden Best Practices helfen Ihnen dabei, schneller zu modellieren und die Konsistenz und Vollständigkeit Ihrer Prozesslandschaft sicherzustellen.

Erstellen wir nun einen neuen Prozess in unser bereits vorhandenen (Beispiel-) Prozesslandschaft.

Als Erstes erstellen wir einen Pool für unser Unternehmen. Der Pool ACME AG kann direkt via Drag&Drop erstellt werden - aus der Liste links von der Zeichenfläche. Es ist direkt verfügbar unter Häufig verwendete Glossareinträge.

Erstellen Sie den Pool mit der Drag&Drop-Funktionalität.

In der Attributleiste auf der rechten Seite können Sie nun die Attribute einsehen, die automatisch vom referenzierten Glossareintrag übernommen wurden:

Die Attributwerte des referenzierten Glossareintrags werden automatisch übernommen.

Fügen wir nun die Rolle Freigebender als Lane hinzu:

Da wir nicht wissen, ob ein entsprechender Glossareintrag bereits existiert, beginnen wir den Label der Lane auszufüllen. Der Glossareintrag Freigebender wird uns nun vorgeschlagen, sodass wir ihn als Referenz auswählen können:

Wir wählen den Glossareintrag aus:

Referenzieren Sie einen Glossareintrag.

Hinweis

Wenn die Standardeinstellungen der Glossarkonfiguration beibehalten wurden, werden ausschließlich Glossareinträge angezeigt, die dem entsprechenden Elementtyp entsprechen. In unserem Fall werden also nur Organisationseinheiten und IT-Systeme vorgeschlagen und nicht etwa Ereignisse oder Aktivitäten. IT-Systeme werden vorgeschlagen, da diese analog zu Organisationseinheiten Aktivitäten ausführen können. Zum Beispiel kann sowohl ein Mitarbeiter als auch ein IT-System eine Email versenden.

Nun fügen wir ein Startereignis hinzu und nennen es Arbeitsvertrag wurde eingereicht.

Da wir davon ausgehen, dass dieses Ereignis nicht mehrfach auftritt (auch nicht in anderen Prozessen), erstellen wir hierfür keinen Glossareintrag.

Anschließend erstellen wir den Task Arbeitsvertrag überprüfen. Vom System wird kein Glossareintrag vorgeschlagen. Nehmen wir jetzt an, dass wir die gleiche Aufgabe in einem anderen Prozess später erstellen müssen. Daher fügen wir über das Buchsymbol unten links am Element einen neuen Glossareintrag hinzu:

Sie können Glossareinträge über die Toolbar des Glossars erzeugen.

Der Glossareintrag ist nun abgespeichert und kann zum Beispiel über das Glossarelementverzeichnis abgerufen werden.

Das Dokument Arbeitsvertrag existiert bereits als Glossareintrag:

Referenzieren Sie den Glossareintrag ‘Arbeitsvertrag’.

Nun möchten wir ein IT-System modellieren, das vom Freigebenden verwendet wird. Da wir nicht wissen, welches System dies genau ist, verwenden wir die Filterfunktion des Glossarelementverzeichnisses:

Filtern Sie das Glossarelementeverzeichnis.

Wir identifizieren Personalsystem als korrektes System und ziehen es auf die Zeichenfläche:

Bei der weiteren Modellierung des Prozesses können wir auf die oben beschriebenen Schritte zurückgreifen.

Generell empfehlen wir Glossareinträge überall wiederzuverwenden wo dies möglich und sinnvoll ist. Falls kein existierender Glossareintrag referenziert werden kann, empfehlen wir immer dann einen neuen Glossareintrag zu erstellen, wenn von einer mehrfachen Verwendung des entsprechenden Elements auszugehen ist. Mit dieser Vorgehensweise können Sie verhindern, dass Informationen in redundanter oder inkonsistenter Weise hinterlegt werden.

Beim Überprüfen des Prozesses sehen wir jedoch, dass die Rolle Freigebender für unseren Prozess zu generell gehalten ist:

Der Glossareintrag enthält lediglich sehr allgemein gehaltene Informationen.

Wir haben nun drei Optionen um das Element anzupassen:

  • Das Element editieren (nicht empfohlen):

    Wir können zum Beispiel die Beschreibung präziser gestalten.

    Bevor wir das entsprechende Attribut editieren können wir eine Warnung angezeigt:

Eine Warnung wird angezeigt, da Glossareintrag und Element nach dem Editieren des Attributs nicht mehr konsistent sind.

Auch nach dem Editieren zeigt ein Warnungs-Icon an, dass der Attributswert von Glossareintrag und Element nicht mehr konsistent sind:

Das Warnzeichen verdeutlicht die Inkonsistenz von Element- und Glossarattributswert.

Diese Vorgehensweise wird daher nicht empfohlen. Andere Nutzer/Leser werden Schwierigkeiten damit haben, den Unterschied zwischen dem ursprünglichen Glossareintrag und dem angepassten Element zu erkennen Zudem können weitere Änderungen am Attribut nicht zentral im Glossar verwaltet werden.

Passen Sie den Glossareintrag an:

Wir können auf den Glossareintrag klicken und im Glossar öffnen auswählen:

Jetzt können wir auf Bearbeiten klicken und den Glossareintrag für unsere Bedürfnisse anpassen:

Diese Option wird empfohlen, wenn der Glossareintrag generell nicht korrekt ist oder Informationen fehlen. Dies trifft in unserem Fall nicht zu.

Einen neuen Glossareintrag erstellen ( in unserem Fall empfohlen):

Da unser Freigeber ein Personal- / Rechtsspezialist ist, müssen wir spezifischere Informationen hinzufügen. Wir können jedoch davon ausgehen, dass die Referenz des Freigebenden in anderen Diagrammen nicht unserer neuen Spezifikation entspricht In diesem Fall müssen wir auf das Wörterbuch-Symbol neben dem Eintrag klicken und den Link entfernen auswählen:

Wir bestätigen die Aktion und benennen die Fahrspur mit einem spezifischeren Begriff, zum Beispiel einem legalen Genehmiger (HR) um. Anschließend fügen wir einen neuen Glossareintrag hinzu:

Hinweis

Wir empfehlen Inkonsistenzen zwischen Glossareinträgen und referenzierenden Elementen zu vermeiden und die Wiederverwendung von Glossareinträgen aufgrund eines spezifischen Verweises zu vermeiden. In solchen Fällen ist die Erstellung eines neuen Wörterbuchs normalerweise die beste Alternative.