Freigabe-Workflows verwalten

Hinweis

Sie benötigen Administratorenrechte in Ihrem Signavio Process Manager Arbeitsbereich, um Freigabe-Workflows (de)aktivieren und verwalten zu können. In der Software as a Service-Edition (SaaS) ist es zudem notwendig, dass Sie der Administrator sind.

Der Signavio Process Manager ermöglicht es Ihnen, Freigabe-Workflows für das Veröffentlichen von Diagrammen zu erstellen und zu verwalten. Freigabe-Workflows erzwingen, dass eine Liste von Personen die Veröffentlichung eines Diagrams in einer bestimmten Reihenfolge genehmigen. Auf diese Weise kann Ihre Organisation die Qualität aller Diagramme sicherstellen, die im Collaboration Hub veröffentlicht sind.

Erstellen Sie Um Freigabe-Workflows in Signavio Workflow Accelerator. Sie benötigen zusätzlich zu Ihren Signavio Process Manager-Lizenzen auch Lizenzen für Signavio Workflow Accelerator, um Freigabe-Workflows zu verwalten und auszuführen.

Um Freigabe-Workflows zu verwenden, klicken Sie auf Setup und anschließend im oberen Dropdown-Menü des Explorers auf Freigabe-Workflowss verwalten.

Freigabe-Workflows aktivieren

Falls Sie die Freigabe-Workflow-Funktion noch nicht aktiviert haben, öffnet sich ein Dialog. Um die Aktivierung zu starten, klicken Sie auf die Auswahlbox und dann auf Aktivieren:

Aktivieren Sie die Freigabe-Workflow-Funktion.
Aktivieren Sie die Freigabe-Workflow-Funktion.

Klicken Sie auf Weiter, um die Einstellungen für den Freigabe-Workflow zu bestätigen und zu konfigurieren:

Die Aktivierung war erfolgreich.
Die Aktivierung war erfolgreich.

Sie können nun Ihre Freigabe-Workflows verwalten.

Die Freigabe-Workflow-Funktion konfigurieren

Hinweis

Es ist sinnvoll, die Nutzerrechte zum Veröffentlichen von Diagrammen im Collaboration Hub einzuschränken, damit ddie Freigabe-Workflow-Funktion nicht umgangen werden kann. Mehr über Zugriffsrechte können Sie im Kapitel Benutzer und Zugriffsrechte verwalten lesen.

Sobald Sie die Freigabe-Workflow-Funktion aktiviert haben, öffnet sich über Setup - Freigabe-Workflows verwalten im Explorer der folgende Konfigurationsdialog:

Der Konfigurationsdialog für den Freigabe-Workflow
Der Konfigurationsdialog für den Freigabe-Workflow

Der Dialog beinhaltet die folgenden Funktionen:

  • Öffnen Sie Ihren Arbeitsbereich in Workflow Accelerator

Durch Klicken auf den Link wird Ihr Workflow Accelerator-Arbeitsbereich in einem neuen Browser-Tab geöffnet, sodass Sie Ihre Aufgaben und Prozesse (Freigabe-Workflows) dort verwalten können.

  • Verwalten Sie Ihre Freigabe-Workflows.

Unter Freigabe-Workflows sind alle Freigabe-Workflows gelistet, die in Ihrem Arbeitsbereich existieren. Klicken Sie zum Bearbeiten auf einen Freigabe-Workflow.

  • Deaktivieren Sie die Freigabe-Workflow-Funktion.

    Klicken Sie auf Deaktivieren, um die Freigabe-Workflow-Funktion abzuschalten.

  • Synchronisation von Process Manager-Nutzern mit Workflow Accelerator

    Wenn neue Nutzer in Process Manager angelegt wurden, ist es sinnvoll, Process Manager mit Workflow Accelerator zu synchronisieren, damit die neuen Nutzer in Freigabe-Workflows referenziert werden können. Klicken Sie auf Nutzer jetzt synchronisieren, um ein Workflow Accelerator-Konto für alle Ihre Process Manager-Nutzer zu erstellen, die zuvor kein Workflow Accelerator-Konto hatten.

    Bestätigen Sie die Synchronisierung.
    Bestätigen Sie die Synchronisierung.
    Wichtig

    Wenn Ihre Organisation Workflow Accelerator für Freigabe-Workflows in Process Manager verwendet, werden durch die Synchronisierung des Arbeitsbereichs Workflow Accelerator-Nutzer gelöscht, die zuvor in Process Manager gelöscht wurden.

  • Synchronisieren Sie die Konfiguration nach Signavio Workflow Accelerator

Sie müssen nur auf diese Schaltfläche klicken, wenn bei der Konfiguration zwischen Ihren Process Manager- und Workflow Accelerator-Arbeitsbereichen Probleme auftreten - wenn beispielsweise die Mandanten-ID in Workflow Accelerator fehlt. In der Regel aktualisiert sich die Konfiguration automatisch, wenn Änderungen vorgenommen werden. Wenn Sie die Konfiguration jedoch manuell festlegen müssen, klicken Sie auf Konfiguration jetzt synchronisieren, um eine Synchronisation mit Signavio Workflow Accelerator für alle Diagrammzustände, Prozessmanager-URLs und die Prozessmanager-Mandanten-ID auszulösen.

Bestätigen Sie die Synchronisierung.
Bestätigen Sie die Synchronisierung.

Berechtigungen für Freigabe-Workflows

Falls die Option Workflow-Zugriffsberechtigungen nutzen aktiviert ist, werden die Berechtigungen, die in Signavio Workflow Accelerator gesetzt wurden, für Freigabe-Workflows berücksichtigt.

'Workflow-Zuggriffsberechtigungen nutzen'-Checkbox
'Workflow-Zuggriffsberechtigungen nutzen'-Checkbox

Berechtigungen “Prozess starten” und “Prozess sehen”

Wenn ein Freigabe-Workflow in Workflow Accelerator erstellt oder verändert wird, können Berechtigungen festgelegt werden, wer einen Prozess starten oder sehen darf.

Mehr Informationen zu Zugriffsrechten finden Sie unter Zugriffskontrolle.

  • Falls ein Nutzer einen Freigabe-Workflow zwar sehen, aber nicht starten darf, wird dieser Workflow als inaktiv in der Drop-Down-Liste angezeigt. Versucht der Nutzer dennoch, den Freigabe-Workflow zu starten, erscheint eine Fehlermeldung.
  • Falls ein Nutzer einen Freigabe-Workflow nicht sehen darf, wird dieser Workflow nicht in der Drop-Down-Liste angezeigt.
Wichtig

Sobald Sie die Option Workflow-Zugriffsberechtigungen nutzen aktiviert haben, braucht jeder Nutzer zum Starten eines Freigabe-Workflows eine Lizenz für Workflow Accelerator. Versucht ein Nutzer ohne Lizenz einen Freigabe-Workflow zu starten, erscheint eine Fehlermeldung.

Diagrammzustände

Im Konfigurationsdialog können Sie zudem die Diagrammzustände, die durch Freigabe-Workflows gesetzt werden können, verwalten.

Die Tabelle im DiagrammzuständeTab enthält die unterschiedlichen Zustände, in denen sich ein Diagramm befinden kann. Icon und Name des Zustandes werden im Signavio Explorer angezeigt, wenn sich ein Diagramm im entsprechenden Zustand befindet. Falls die Checkbox Veröffentlichen aktiviert ist, wird ein Diagramm, das in den entsprechenden Zustand überführt wird, automatisch im Collaboration Hub veröffentlicht. (Die Veröffentlichung setzt natürlich voraus, dass Ihr Arbeitsbereich über ein Collaboration Hub verfügt.)

Bearbeiten Sie die Eigenschaften eines Status durch einen Klick auf das entsprechende Feld:

Bearbeiten Sie die Zustände, die ein Diagramm innerhalb der Freigabe-Workflows haben kann.
Bearbeiten Sie die Zustände, die ein Diagramm innerhalb der Freigabe-Workflows haben kann.
Hinweis

Die Freigabe erteilen Spalte ist nur relevant, falls Sie Freigabeablauffristen konfigurieren möchten.

Änderungen an der Zustandskonfiguration (auch das Erstellen und Löschen von Zuständen) werden automatisch in Signavio Workflow Accelerator übernommen und sind sofort in der Zustandsauswahl in Signavio Workflow Accelerator verfügbar.

Klicken Sie auf das +Symbol, um einen neuen Status hinzuzufügen:

Fügen Sie eine neue Regel hinzu.

Betätigen Sie die Papierkorb Schaltfläche, um einen Status zu löschen und bestätigen Sie den Vorgang:

Entfernen Sie einen Zustand.
Zustand löschen
Bestätigen Sie den Vorgang.
Bestätigung des Vorgangs.

Zudem können Sie Prozessteilnehmerrollen Diagrammattribute zuordnen. Auf diese Weise können Sie die Rollen der Teilnehmer an Prozessen in Signavio Process Manager definieren. In Signavio Workflow Accelerator können Sie diesen Rollen dann Genehmigungsaufgaben zuweisen.

So ist beispielsweise im Standard-Freigabe-Workflow die Aufgabe business approval der Rolle Process Owner zugeordnet. Dies bedeutet, dass die Aufgabe business approval in einer neuen Freigabe-Workflow-Instanz automatisch dem Process Owner des freizugebenden Prozesses zugeordnet wird.

Teilnehmer

Wechseln Sie in das TeilnehmerTab, um die Teilnehmerattribute zu konfigurieren.

Hier können Sie bestimmten Workflow Accelerator-Rollen Diagrammattribute zuordnen. Dazu müssen Sie entsprechende Attribute auf Diagrammebene im Process Manager erstellt haben. Mehr zu eigenen Attributen fin den Sie im  Abschnitt Notationen und Attribute verwalten.

Ordnen Sie Attribute zu und speichern Sie die Konfiguration.
Ordnen Sie Attribute zu und speichern Sie die Konfiguration.

Wenn Sie nun ein BPMN-Diagramm erstellen oder bearbeiten, können Sie die Emailadressen der Prozessbeteiligten in den entsprechenden Attributen hinterlegen.

Hinterlegen Sie Prozessbeteiligte.
Hinterlegen Sie Prozessbeteiligte.
Hinweis

Die entsprechenden Personen müssen mit genau diesen Emailadressen als Nutzer von Signavio Workflow Accelerator registriert sein.

Bei der Konfiguration von Freigabe-Workflows in Signavio Workflow Accelerator können Sie den verschiedenen Teilnehmern Verantwortlichkeiten zuweisen.

Freigabeablauffristen

Hier können Sie Ablauffristen für Diagrammfreigaben definieren. Mit Ablauffristen können Sie sicherstellen, dass Ihre Diagramme regelmäßig überprüft werden - zum Beispiel, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Öffnen Sie den 'Freigabeablauffristen'-Tab.
Öffnen Sie den 'Freigabeablauffristen'-Tab.

Standardmäßig ist die Freigabeablauffrist auf Nie gesetzt.

  • Um eine statische Ablauffrist für alle Diagramme zu definieren, setzen Sie die Auswahlbox Bestimmung der Zeitspanne auf Statisch.

    Definieren Sie eine statische Freigabeablauffrist für alle Diagramme.
    Definieren Sie eine statische Freigabeablauffrist für alle Diagramme.

    Legen Sie nun die Ablauffrequenz über das Feld Anzahl an Monaten fest. In unserem Beispiel wird der Freigabe-Workflow nach zwölf Monaten erneut ausgelöst.

  • Um die Ablauffrist per Diagramm festzulegen, setzen Sie die Auswahlbox Bestimmung der Zeitspanne auf Diagrammattribut (Dezimalzahl). Mehr zu eigenen Attributen finden Sie im Abschnitt Notationen und Attribute verwalten.
Definieren Sie die Freigabeablauffrist über ein Attribut auf Diagrammebene.
Definieren Sie die Freigabeablauffrist über ein Attribut auf Diagrammebene.

Legen Sie nun den Standardwert der Ablauffrequenz über das Feld Monate, wenn Attribut nicht gesetzt fest. Dieses Feld dient als Standardwert, wenn der Attributwert für die Ablaufhäufigkeit eines Diagramms leer ist.

In unserem Beispiel wird der Freigabe-Workflow nach zwölf Monaten erneut ausgelöst.

Um den Workflow auszuwählen, den das System nach Ablauf einer Diagrammgenehmigung auslösen soll, müssen Sie zur Registerkarte Diagrammzustand wechseln. Hier können Sie in der Spalte Verfallsdatum zurücksetzen die Zustände definieren, die als Genehmigungen gelten.

Wählen Sie die Zustände aus
Wählen Sie die Zustände aus
Hinweis

Falls Sie Freigaben sowohl mit als auch ohne Ablauffrist erteilen möchten, können Sie zusätzlich einen Workflow erstellen, der nur Zustände setzt, die bei der Bestimmung der Ablauffrist nicht als freigegeben berücksichtigt werden. Erstellen Sie zum Beispiel die beiden Zustände Freigegeben (Ablauffrist) und Freigegeben (keine Ablauffrist). Aktivieren Sie die Checkbox Freigabe erteilen lediglich für den Zustand Freigeben (Ablauffrist). Workflows, die diesen Zustand setzen, werden nach Ablauf der Frist neu ausgelöst, während Freigaben im Zustand Freigegeben (keine Ablauffrist) immer erhalten bleiben.

Erneute Freigaben

Um erneute Freigaben zu planen, legen Sie eine Ablauffrist im Tab Ablauffristen fest und setzen Sie zusätzlich im Tab Diagrammzustände mindestens einen der Zustände auf Freigabe erteilen.

Bestehende Freigaben

Bestehende Freigaben werden beeinflusst, wenn Sie die Konfiguration in den Tabs Ablauffristen und Diagrammzustände ändern.

Freigabeablauffristen

Falls Sie die Ablauffrist ändern, wird das neue Ablaufdatum genutzt um die erneute Freigabe zu planen.

Beispiel:Wenn ein Diagramm vor zwei Monaten freigegeben wurde und Sie jetzt die Ablauffrist auf einen Monat ändern, wird umgehend der Workflow für die erneute Freigabe ausgelöst.

Diagrammzustände

Wenn Sie die Diagrammzustände ändern, die die Ablauffrist festlegen, hängen erneute Freigaben nur von den aktuell festgelegten Diagrammzuständen ab. Nicht länger ausgewählte Zustände werden auch für laufende Ablauffristen nicht mehr berücksichtigt. Für die ausgewählten Zustände wird das Datum des Erreichens des Zustands als Startdatum der Ablauffrist festgelegt.

Beispiel:Sie haben die beiden Diagrammzustände freigegeben und abgelehnt. Der Zustand freigegeben hat bisher die Ablauffrist gestartet, aber ab jetzt soll der Zustand abgelehnt dafür aktiviert werden. Sobald diese Änderung erfolgt ist, werden die Ablauffristen, die an freigegeben gebunden waren, nicht mehr berücksichtigt. Das System sucht auch nach Revisionen mit dem Status Abgelehnt und berechnet den Ablaufzeitraum neu, beginnend mit dem Datum, an dem das Diagramm auf Abgelehnt gesetzt wurde. Dies bedeutet, dass das Ändern des Diagrammstatus den Workflow für die erneute Freigabe nicht sofort auslöst und dass es möglicherweise weniger als die gesamte Zeitspanne dauert, bis der Workflow für die erneute Freigabe ausgelöst wird.

Freigabe-Workflows erstellen und bearbeiten

Es ist möglich, den Beispiel-Workflow zu bearbeiten und neue Freigabe-Workflows zu erstellen.

Um einen Freigabe-Workflow zu erstellen oder zu verwalten, wählen Sie Setup - Freigabe-Workflows verwalten aus und klicken Sie auf Arbeitsbereich in Signavio Workflow Accelerator öffnen. Wählen Sie alternativ einen der Links zu bereits existierenden Workflows aus:

Öffnen Sie Ihren Workflow Accelerator Arbeitsbereich
Öffnen Sie Ihren Workflow Accelerator Arbeitsbereich

Falls Sie keinen spezifischen Workflow ausgewählt haben, werden Sie nun in Ihren Signavio Workflow Accelerator Arbeitsbereich weitergeleitet. Wechseln Sie zum Tab Prozesse, um Ihre Freigabe-Workflows einsehen zu können:

Im "Prozesse"-Tab erhalten Sie einen Überblick über in Signavio Workflow Accelerator verwaltete Prozesse.
Im "Prozesse"-Tab erhalten Sie einen Überblick über in Signavio Workflow Accelerator verwaltete Prozesse.

Wählen Sie nun einen Genehmigungsworkflow zum Bearbeiten aus:

oder erstellen Sie mit einem Klick auf Neuer Prozess einen neuen Workflow:

Im Folgenden gehen wir davon aus, dass Sie einen neuen Freigabe-Workflow erstellen möchten, um Ihnen so alle Details der Workflow-Erstellung mit Signavio Workflow Accelerator zu vermitteln. Sie können auch alle hier erläuterten Optionen auf die gleiche Weise bearbeiten, wenn Sie einen vorhandenen Workflow öffnen.

Geben Sie einen Namen für den Freigabe-Workflow ein und drücken Sie Enter:

Auslöser für den Workflow festlegen

Falls Sie unabhängig von Signavio Process Manager auch eine Signavio Workflow Accelerator-Lizenz besitzen, legen Sie nun Signavio approval als Auslöser des Workflows fest.

Setzen Sie 'Signavio approval' als Auslöser.
Setzen Sie 'Signavio approval' als Auslöser.

Falls Sie Signavio Workflow Accelerator im Rahmen der Signavio Enterprise Edition verwenden, ist dieser Auslöser bereits automatisch festgelegt.

Aktionen erstellen

Wechseln Sie zum AktionenTab:

Wechseln Sie zum 'Aktionen'-Tab.
Wechseln Sie zum 'Aktionen'-Tab.

Folgend können Sie Aktionen erstellen und diese miteinander verbinden. Betätigen Sie die Start Schaltfläche, um das erste Prozesselement zu erstellen:

Erstellen Sie ein Startereignis.
Erstellen Sie ein Startereignis.

Zustände ändern

Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Signavio und wählen Sie Status ändern, um eine neue Prozessmanager-Aufgabe zu erstellen:

Erstellen Sie einen Task, der automatisch vom Signavio Process Manager ausgeführt wird.
Erstellen Sie einen Task, der automatisch vom Signavio Process Manager ausgeführt wird.

Verbinden Sie das Startevent mit dem Task und legen Sie den Status fest, auf den der Task Diagramme setzen soll:

Der Task wird den Diagrammstatus auf "in Bearbeitung" setzen.
Der Task wird den Diagrammstatus auf "in Bearbeitung" setzen.

Die entsprechenden Zustände können im Signavio Process Manager definiert werden, mehr dazu im Abschnitt Diagrammzustände. Wenn ein Task in Signavio Workflow Accelerator ausgeführt wurde, setzt Signavio Process Manager automatisch den richtigen Zustand für das Diagramm, für das der Freigabe-Workflow ausgeführt wird.

Aufgaben erstellen und zuweisen

Nutzen Sie das interaktive Kontextmenü, um den ersten Nutzertask zu erstellen und benennen Sie den Task:

Verwenden Sie das interaktive Kontextmenü.
Verwenden Sie das interaktive Kontextmenü.
Benennen Sie den Task.
Benennen Sie den Task.

Weisen Sie die Aufgabe einem oder mehreren Ihrer Process Manager-Nutzer zu, indem Sie auf die Schaltfläche + unter der Registerkarte Zuweisung klicken und einen Nutzer auswählen:

Weisen Sie den Task einem/mehreren Nutzer(n) zu.
Weisen Sie den Task einem/mehreren Nutzer(n) zu.

Alternativ können Sie die Aufgabe einer der Prozessteilnehmerrollen zuordnen. Dies ist für die meisten Anwendungsszenarien empfehlenswert, da es die Freigabe-Workflowverwaltung erleichtert, falls es zahlreiche Process Owners und Prozessbeteiligte in verschieden Prozessen gibt.

Felder für zusätzliche Informationen hinzufügen

Wechseln Sie nun zum Formular-Tab. Hier können Sie verschiedene Felder auswählen, die Informationen über das freizugebende Diagramm enthalten:

Wählen Sie ein Formfeld aus.
Wählen Sie ein Formfeld aus.

Klicken Sie auf das jeweilige Feld. Wie beispielweise Label und Initialwert, um es zu benennen und Einstellungen vorzunehmen:

So könnte eine komplette Eingabemaske für einen Nutzertask aussehen.

Beispiel eines Formulars für eine Aufgabe
Beispiel eines Formulars für eine Aufgabe

Exklusive Gateways hinzufügen

Fügen Sie nun ein exklusives Gateway gefolgt von zwei Change stateTasks hinzu:

Fügen Sie ein exklusives Gateway hinzu, gefolgt von Signavio Process Manager tasks.
Fügen Sie ein exklusives Gateway hinzu, gefolgt von Signavio Process Manager tasks.

Tasks benennen

Benennen Sie nun die Tasks und definieren Sie die Status, die durch die Tasks gesetzt werden sollen. Falls der Prozess darauf beendet werden soll, fügen Sie Endevents hinzu:

Das Gateway bildet eine Nutzerentscheidung ab. Während der Ausführung wird also der ausführende Nutzer des vorherigen Tasks entscheiden, welcher Folgetask ausgelöst werden soll.

Wenn Sie auf das Gateway klicken können Sie die Beschriftung des Dialogs festlegen, die dem ausführenden Nutzer vor dem Treffen der Entscheidung angezeigt wird.

Legen Sie die Dialogbeschriftung fest.
Legen Sie die Dialogbeschriftung fest.

Um das Ergebnis oder die möglichen Prozessabläufe zu definieren, benennen Sie die Aufgabe einfach nach einer Entscheidung:

Benennen Sie den Task.
Benennen Sie den Task.
Die möglichen Sequenzflüsse wurden definiert.
Die möglichen Sequenzflüsse wurden definiert.

Automatische Entscheidungen festlegen

Alternativ können Entscheidungen automatisch getroffen werden.

Aktivieren Sie hierfür den Punkt Automatische Entscheidung und legen Sie die entsprechenden Entscheidungsbedingungen fest:

Entscheidungen können automatisch getroffen werden.
Entscheidungen können automatisch getroffen werden.

In unserem Beispiel ist das Automatisieren der Freigabe nicht sinnvoll. Der Screenshot illustriert ein Beispiel, das in anderen Situation von Nutzen sein kann.

Prozess veröffentlichen

Sie haben nun Ihren ersten eigenen Freigabe-Workflow erstellt.

Klicken Sie auf Zum Ausführen veröffentlichen:

Veröffentlichen Sie den Workflow
Veröffentlichen Sie den Workflow

Der neue Freigabe-Workflow kann nun im Explorer gestartet werden.

Die Freigabe-Workflow-Funkion deaktivieren

Um die Freigabe-Workflow-Funktion zu deaktivieren, öffnen Sie den Explorer und gehen Sie auf Setup - Freigabe-Workflows verwalten.

Nun öffnet sich der Dialog zur Verwaltung des Genehmigungs-Workflows. Klicken Sie Deaktivieren

Deaktivieren Sie die Freigabe-Workflow-Funktion.
Deaktivieren Sie die Freigabe-Workflow-Funktion.

Bestätigen Sie die Deaktivierung.

Bestätigen Sie die Deaktivierung.