Nutzer verwalten

Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie Benutzer, die Sie in Ihren Arbeitsbereich eingeladen haben, verwalten können.

Nutzertypen

In Signavio Process Manager gibt es zwei Typen von Nutzern: Modellierungsnutzer und Hub-Nutzer.

Modellierungsnutzer

Modellierungsnutzern steht der volle Funktionsumfang Ihrer Signavio Process Manager-Edition zur Verfügung. Zudem haben Modellierungsnutzer Zugriff auf den Collaboration Hub. Auf der Signavio-Website finden Sie eine Übersicht der Features, die in den verschiedenen Editionen verfügbar sind.

Hub-Nutzer

Hub-Nutzer greifen auf den Collaboration Hub als zentralen Einstiegspunkt zu. Zudem haben Sie Zugriff auf die folgenden Funktionen des Process Managers:

  • Sie können Ordner und BPMN-Diagramme in QuickModel erstellen und bearbeiten.
  • Sie können die Diagrammvergleichsansicht verwenden, mehr dazu in Abschnitt Revisionen vergleichen.
  • Sie können Diagramme als PNG-, SVG- und PDF-Dateien exportieren, mehr dazu in Abschnitt Diagramme exportieren.
  • Sie können Reports erstellen, mehr dazu in Abschnitt Reports erstellen.
  • Sie haben Lesezugriff auf das Glossar, mehr dazu in  Abschnitt Mit der Glossaransicht arbeiten.
  • Sie können die Funktionen zur Diskussion und zum Teilen von Diagrammen verwenden, mehr dazu in Abschnitt Collaboration Hub.

Sie können Feature-Sets auch verwenden, um zusätzliche Feature-Einschränkungen für Nutzer des Collaboration Hubs hinzuzufügen.

Hinweis

Dieser Typ von Hub-Nutzer steht Neukunden standardmäßig zur Verfügung. Falls Sie Ihren Arbeitsbereich vor dem 11.11.0-Release (Januar 2018) registriert haben und diese Art von Collaboration Hub-Lizenz verwenden möchten, wenden Sie sich an das Signavio Support Team unter support@signavio.com.

Neue Benutzer in Ihren Arbeitsbereich einladen

Zunächst senden Sie eine Einladungs-E-Mail an die Nutzer, die Sie einladen möchten. Nachdem sich Nutzer über den Link in der Einladungsmail registriert haben, werden ihre Nutzerdaten zum System hinzugefügt und ihre Zugriffsrechte sind konfigurierbar. Nachdem ein Nutzer Ihre Einladung angenommen und sich im Arbeitsbereich angemeldet hat, können Sie die Zugriffsrechte verwalten.

Wichtig

Wenn Sie die on-premise Edition verwenden, können Sie neue Benutzer über ein Webformular registrieren, das an der lokalen URL des Signavio-Process-Manager verfügbar ist (https://mydomain/p/register).

Das Hinzufügen neuer Benutzer erfordert gegebenenfalls zusätzliche Lizenzen, die Sie erwerben müssen. Dabei gilt, dass Lizenzen an einen Arbeitsbereich gebunden sind. Sie erstellen also mit der hier beschriebenen Funktion keine Arbeitsbereiche für die Personen, denen Sie eine Lizenz zuweisen. Weiterhin benötigen auch Nutzer, die bereits einen eigenen Arbeitsbereich besitzen, eine von Ihnen erstellte Lizenz, um auf Ihren Arbeitsbereich zuzugreifen. Sie können den Nutzer auch schon zu einer oder mehreren Nutzergruppen hinzufügen. Dieser Schritt ist z. B. notwendig, wenn Sie verhindern wollen, dass der neu angelegte Nutzer Lese- und Schreibzugriff auf die Gemeinsamen Dokumente und das Glossar hat. Weitere Informationen zu Benutzergruppen und Zugriffsrechten finden Sie in den Abschnitten Benutzergruppen verwalten und Zugriffsrechte verwalten.

Um einen Nutzer in Ihren Arbeitsbereich einzuladen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Im Setup-Menü des Explorers klicken Sie auf Benutzer & Zugriffsrechte verwalten. Die Benutzerverwaltung öffnet sich.
  2. Wechseln Sie zum Neue Benutzer-Tab.
  3. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie in den Arbeitsbereich einladen möchten.
  4. Sie können den Nutzer schon jetzt zu einer Benutzergruppe hinzufügen, indem Sie Benutzergruppen hinzufügen klicken.
  5. Wählen Sie nun für den eingeladenen Nutzer eine Lizenz aus. Typischerweise können Sie zwischen der von Ihnen gebuchten Process Manager-Lizenz und einer Collaboration Hub-Lizenz auswählen. Die von Ihnen gewählte Lizenz ist mit der angegebenen E-Mail-Adresse verbunden. Der Benutzer muss sich mit genau dieser Adresse anmelden muss, um die Lizenz nutzen zu können.
  6. Klicken Sie Einladung senden.
Laden Sie einen Nutzer in den Arbeitsbereich ein.
Laden Sie einen Nutzer in den Arbeitsbereich ein.

Eine Einladungs-E-Mail wird an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet. Die E-Mail-Adresse erscheint nun auf der linken Seite im Bereich Offene Einladungen.

Hinweis

Wenn Sie einen neuen Nutzer in Ihren Arbeitsbereich einladen, erhält dieser standardmäßig Zugriff auf alle Diagramme im Gemeinsame Diagramme-Ordner. Er kann jedoch keine Konfigurationen am Arbeitsbereich vornehmen (z. B. weitere Personen einladen), solange er von Ihnen nicht der Gruppe 'Administratoren' hinzugefügt wurde. Wie Sie Zugriffsrechte und Benutzergruppen verwalten, erfahren Sie im nächsten Abschnitt, Zugriffsrechte verwalten.

Eine Einladung widerrufen

Hinweis

Da der Anmeldeprozess in der on-premise Edition auf einem Webformular basiert, ist diese Funktionalität dort nicht verfügbar.

In manchen Fällen ist es notwendig, eine bereits verschickte Einladung in Ihren Arbeitsbereich zu widerrufen. Dies ist wie folgt möglich:

  1. Wählen Sie die E-Mail-Adresse im Bereich Offene Einladungen aus.
  2. Klicken Sie auf das Entfernen Icon oberhalb der Liste.

Registrierte Nutzer aus einem Arbeitsbereich entfernen

Wenn Sie bereits registrierte Benutzer aus Ihrem Arbeitsbereich entfernen möchten, beachten Sie die folgenden Hinweise:

  • Falls der Nutzer Mitglied in einem oder mehreren Arbeitsbereichen ist, werden diese Arbeitsbereiche nicht beeinträchtigt: Der Nutzer wird sich weiterhin in die anderen Arbeitsbereiche einloggen können und Daten des Nutzers in diesen Arbeitsbereichen werden nicht gelöscht.
  • Entfernen Sie einen  Nutzer aus einem Arbeitsbereich, wird der Eigene Dokumente-Ordner des Nutzers und alle darin enthaltenen persönlichen Diagramme unwiderruflich gelöscht. Informieren Sie Nutzer daher rechtzeitig über diese Löschung informiert werden, damit Nutzer in der Lage sind, Dateien rechtzeitig zu sichern.
  • Alle Diagramme und Dokumente, die der Nutzer im Gemeinsame Dokumente-Ordner angelegt hat, sind weiterhin verfügbar Dasselbe gilt für Kommentare und Änderungen des Nutzers, die sich auf Diagramme und Dokumente im Gemeinsame DokumenteOrdner beziehen.
  • Kommentare und Änderungen des Nutzers an Diagrammen im Gemeinsame Dokumente-Ordner können weiterhin auf den Nutzer zurückgeführt werden: Der Nutzername wird weiterhin als Autor der Kommentare/Änderungen angezeigt.
  • Wird der Nutzer entfernt und er versucht sich in Ihren Arbeitsbereich einzuloggen, erhält er die Fehlermeldung, dass die Nutzername/Password-Kombination nicht korrekt ist.

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Nutzer aus Ihrem Arbeitsbereich entfernen:

  1. Im Setup-Menü des Explorers klicken Sie auf Benutzer & Zugriffsrechte verwalten. Die Benutzerverwaltung öffnet sich.
  2. Wechseln Sie zum Nutzer-Tab und wählen den Nutzer, den Sie entfernen möchten, aus der Liste auf der linken Seite aus.

  3. Klicken Sie auf das Entfernen Icon oberhalb der Liste. Der Nutzer wird aus dem Arbeitsbereich entfernt.

    Hinweis

    Wenn Sie einen Benutzer aus Ihrem Arbeitsbereich entfernen, so erhält dieser keiner Benachrichtigung darüber. Loggt dieser sich beim nächsten Mal ein, wird darauf hingewiesen, dass Benutzername und Passwort nicht korrekt sind.

Der Monthly Concurrency Mechanismus

Wichtig

*Monthly Concurrent*-Lizenzen sind im Zuge unseres aktuellen Lizenzsystems nicht länger verfügbar. Dieses Kapitel ist lediglich für Nutzer relevant, die vor April 2017 *Monthly Concurrent*-Lizenzen bezogen haben.

Sie können Nutzerlizenzen erstehen, die entsprechend des Monthly Concurrency Mechanismus vergeben werden. Dieser erlaubt es, dass mehr Benutzer im Arbeitsbereich angelegt sein können, als Lizenzen verfügbar sind. Monatlich verteilen sich diese Lizenzen dann auf die Benutzer, sodass sich die Gruppe der Modellierer im Arbeitsbereich von Monat zu Monat ändern kann.

Die-Lizenzen werden auf der Grundlage des First-come First-served-Algorithmus vergeben: Jeden Monat ist die Anzahl der Modellierer durch die Anzahl der Lizenzen im Arbeitsbereich begrenzt. Mit Beginn eines neuen Monats (jeweils am 1.) wird dieser interne Zähler zurückgesetzt, sodass Ihre Lizenzen wieder für alle Benutzer des Arbeitsbereichs verfügbar sind. Für jeden Nutzer, der sich nach einem Monatsanfang anmeldet, werden dann Lizenzen aufgewendet - so lange, bis keine mehr verfügbar sind.

Hinweis

Eine einmal im Monat vergebene Lizenz kann nur dann wieder frei gemacht werden, wenn ein Benutzer, der eine der Lizenzen verwendet, vollständig aus dem Arbeitsbereich entfernt wird. Um sicherzustellen, dass sich bestimmte Benutzer automatisch immer anmelden können, wird bei solchen Benutzern der Zugriff erzwungen, indem in der Benutzerverwaltung der entsprechende Haken gesetzt wird: Bei Benutzern, die Mitglied der Administratorengruppe des Arbeitsbereichs sind, wird diese Option automatisch gesetzt, sodass auch sie sich immer anmelden können.

Benutzer, deren Zugriff erzwungen wird, werden in der Übersicht am linken Rand der Benutzerverwaltung mit einem Stern hinter dem Benutzernamen gekennzeichnet. Wenn sich ein Benutzer im aktuellen Monat noch nicht angemeldet hat, wird dieser in der Übersicht ausgegraut.

Im folgenden Beispiel gilt also:

Loggen Sie sich als Modellierungsnutzer ein.

Jeweils eine Lizenz wird automatisch sowohl John Smith als auch James Brown zugewiesen.

Jane Young hat sich in diesem Monat bereits angemeldet, dafür wurde eine zusätzliche Lizenz aufgewendet.

Lisa Johnson hat sich noch nicht angemeldet. Da ihr Zugriff nicht erzwungen wird, wurde ihr keine Lizenz zugewiesen.

Insgesamt werden also im Moment drei Lizenzen verwendet, nämlich für John Smith, Jane Young and James Brown.