Organisationseinstellungen

Sie benötigen Administratorrechte, um diese Funktion nutzen zu können.

Die Organisationseinstellungen finden Sie im Nutzermenü oben rechts in der Ecke.

In Workflow Accelerator wird Ihre Organisation - normalerweise eine Firma - durch eine bestimmte Menge von Workflow Accelerator-Nutzern dargestellt, zusammen mit all ihren Workflow Accelerator-Daten. Personen außerhalb Ihrer Organisation können Ihre Daten nicht einsehen. Nach dem Einloggen sehen Sie alle Daten innerhalb einer bestimmten Organisation. Wenn Sie zu mehreren Organisationen gehören, können Sie zwischen den Organisationen wechseln, indem Sie im Nutzermenü eine andere Organisation auswählen.

Den Organisationsnamen ändern

Sie können den angezeigten Namen direkt bearbeiten, Änderungen sind nach dem Neuladen der Seite sichtbar.

Nutzer&Gruppen

Wenn Sie die zentrale Nutzerverwaltung in Process Manager verwenden, ist die Einstellung Nutzer&Gruppen in den Organisationseinstellungen inaktiv.

Hier finden Sie die folgenden Funktionen:

  • Hinzufügen und Entfernen von Nutzern

  • Hinzufügen und Entfernen von Administratorrechten
  • Hinzufügen und Entfernen von Nutzergruppen

  • Hinzufügen von Nutzern zu Gruppen

  • Einladen neuer Nutzer zur Organisation

Nutzer

Die Nutzer-Karte zeigt alle Mitglieder in Ihrer Organisation. Klicken Sie auf den Eintrag eines beliebigen Nutzers, um dessen E-Mail-Adresse, Lizenztyp und Kontotyp - Mitarbeiter oder Administrator - anzuzeigen.

Administratoren können andere Nutzer zu Administratoren ernennen. Öffnen Sie dazu einen Eintrag in der Nutzerliste und klicken Sie Zum Administrator ernennen.

Um eine CSV-Datei mit allen Nutzern zu exportieren, klicken Sie auf Alle Nutzer exportieren. Für jeden Nutzer enthält die CSV-Dateien Folgendes:

  • Nutzer-ID

  • Vor- und Nachname

  • E-Mail-Adresse

  • Admin-Status (wahr/falsch)

Nutzer löschen

Administratoren können Nutzer löschen.

  1. Klicken Sie den Nutzer.

  2. Klicken Sie auf Aus Organisation entfernen.

  3. Wählen Sie einen Ersatzbenutzer aus oder aktivieren Sie Später einen Ersatznutzer angeben.

  4. Bestätigen Sie die Entfernung im Dialogfeld.

Gelöschte Benutzer mit nicht ersetzten Aufgabenzuweisungen werden im Abschnitt Nutzer ersetzen aufgeführt. Administratoren werden wöchentlich daran erinnert, einen Ersatz anzugeben.

Nutzer ersetzen

In diesem Abschnitt sehen Sie alle gelöschten Nutzer ohne Ersatz. Sie sehen auch die offenen Posten, die mit dem gelöschten Konto verknüpft sind.

Wenn Sie Nutzer aus Ihrer Organisation entfernen, kann es noch unerledigte Aufgaben für diese Konten geben, oder die Nutzer waren Eigentümer von Workflows und Berichten. Sie können Ersatznutzer für die Übernahme angeben. Ersatznutzer haben alle notwendigen Berechtigungen, um offene Aufgaben und Fälle abzuschließen, erben aber keine Gruppenmitgliedschaften der gelöschten Nutzer. Um Revisionen nachvollziehen zu können, werden ursprüngliche Zuordnungen abgeschlossener Aufgaben nicht geändert.

Um Nutzer zu ersetzen, führen Sie diese Schritte aus:

  1. Klicken Sie Ersatznutzer auswählen.
  2. Wählen Sie einen Ersatznutzer aus.
  3. Bestätigen Sie im Dialogfeld und klicken Sie auf Ersetzen.

Nutzer werden ersetzt

  • In Workflows: Owner, Zuweisungen, Kandidaten, Standardwerte von Formfeldern, Übergabebedingungen, JavaScript-Testwerte, Zugriffsrechte
  • In Reports: Owner, Zugriffsrechte
  • In offenen Aufgaben: Zuweisungen, Kandidaten, Berechtigungen
  • In Fällen: Ersatznutzer erhalten Zugriff auf die nach der Ersetzung gestarteten Fälle und implizite Ansicht auf Fälle, in denen den ersetzten Nutzern eine Aufgabe zugewiesen wurde oder sie Kandidaten für eine Aufgabe waren.

Nutzer werden nicht ersetzt.

  • in Bedingungen: in eigenen Regeln in Formularfeldern und Gruppen, in Transitionen (z.B. in automatischen Gateways), in Reports
  • in Fällen: Die Ersatznutzer erhalten keinen Zugriff auf Fälle, die vor dem Ersetzen gestartet wurden.

Gelöschte Nutzer werden aus allen Gruppen entfernt. Sie müssen die Ersatznutzer Gruppen manuell zuordnen.

Löschen des Nutzers für die Integration mit Process Manager

Wenn Sie den Nutzer für die Integration mit Process Manager löschen, müssen Sie Folgendes tun:

  • Ersatznutzer einrichten.

  • Sicherstellen, dass der Ersatznutzer Zugriff auf Process Manager hat.

  • Sicherstellen, dass der Ersatznutzer die gleichen Zugriffsrechte auf das Glossar hat.

Ansonsten funktioniert die Glossar-Integration nicht mehr.

Mehr Information darüber, wie Sie die Integration einrichten, finden Sie im Abschnitt Die Glossarintegration aktivieren.

Gruppen

Die Gruppenliste zeigt die Nutzergruppen in Ihrem Unternehmen. Mit Hilfe von Gruppen können Sie Kandidaten für Aufgaben während der Prozesserstellung definieren oder Zugriffsrechte für Workflows und Fälle verwalten.

Um eine neue Gruppe zu erstellen, geben Sie einen Gruppennamen in das Textfeld oberhalb der Gruppenliste ein und klicken Sie auf Erstellen.

Klicken Sie den Namen einer Gruppe, um eine Liste der Mitglieder anzuzeigen und Mitglieder hinzuzufügen oder zu entfernen.

Einen Kollegen einladen

Die Einladungsliste zeigt ausstehende Einladungen für den Workflow Accelerator.

  1. Wählen Sie einen Lizenztyp aus.
  2. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein.
  3. Klicken Sie Einladen.

Eingeladene Nutzer erhalten eine E-Mail mit einem Link zur Registrierungsseite, wo sie einen Workflow Accelerator-Benutzer erstellen können, der Mitglied des Unternehmens wird.

Zahlinformationen

Auf der Registerkarte Zahlinformationen werden Ihre Vertragsbedingungen angezeigt:

  • Die Anzahl ungenutzter Lizenzen - wie viele Nutzer Sie noch zu Ihrer Organisation hinzufügen können.

  • Das Auslaufdatum Ihrer Lizenzen - wann Sie die Lizenzen erneuern müssen, um weiterhin mit Signavio Workflow Accelerator zu arbeiten.

Sie sehen eine Zusammenfassung Ihres aktuellen Lizenztyps.

Single-Sign-On

Single-Sign-On (SSO) erlaubt es Ihnen, auf Workflow Accelerator über einen bereits vorhandenen Nutzeraccount eines anderen Systems zuzugreifen, ohne sich extra in Workflow Accelerator einloggen zu müssen.

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an den Signavio-Support.

Nutzer, die Mitglied in mehr als einer Organisation sind, werden gezwungen, sich über den Identitätsanbieter anzumelden, wenn sie von einer Organisation ohne SSO wechseln.

Arbeitsbereich

Organisationseinstellungen

Diese Einstellungen gelten für die gesamte Organisation.

Die Zeitzone beeinflusst, welche Zeitzone in Workflow Acceleratorverwendet wird.

Die E-Mail-Signatur ersetzt die Standard-Workflow Accelerator-Team-Signatur in Benachrichtigungen.

Prozesserstellung beschränken

Aktivieren Sie Prozesserstellung beschränken, um das Recht, Prozesse zu erstellen, auf eine Nutzergruppe zu beschränken.

Nur Nutzer der ausgewählten Gruppe haben die Berechtigung, Folgendes zu tun:

  • neue Prozesse erstellen,

  • Prozesse kopieren,

  • Prozesse importieren.

Nutzer, die nicht Mitglied der Gruppe sind, aber über Bearbeitungsrechte für bestimmte Prozesse verfügen, können diese Prozesse weiterhin ändern.

Der Transfer von Prozessen vom Process Manager zum Workflow Accelerator ist durch diese Restriktion nicht beeinträchtigt. Alle Modellierer können nach wie vor Prozesse vom Process Manager zum Workflow Accelerator übertragen.

Labels

Für einen besseren Überblick über alle Prozesse in Ihrem Unternehmen können Sie Labels verwenden, um Prozesse zu kategorisieren, z.B. nach Abteilung oder Status.

Im Abschnitt Labels beginnen Sie mit einer Reihe von Standardlabels.

Um ein neues Label hinzuzufügen, geben Sie einen neuen Labelnamen ein und klicken Sie Label erstellen.

Ändern Sie die Farbe, indem Sie die Farbe klicken.

Um den Namen zu ändern, klicken Sie .

Um ein Label zu löschen, klicken Sie neben dem Label und bestätigen Sie mit .