Organisationseinstellungen

In Signavio Workflow Accelerator wird Ihre Organisation - normalerweise eine Firma - durch eine bestimmte Menge von Signavio Workflow Accelerator-Nutzern dargestellt, zusammen mit all ihren Signavio Workflow Accelerator-Daten. Personen außerhalb Ihrer Organisation können Ihre Daten nicht einsehen. Nachdem Sie sich in Signavio Workflow Accelerator eingeloggt haben, können Sie den Datensatz einer bestimmten Organisation einsehen. Falls Sie mehreren Organisationen angehören, können Sie zwischen Organisationen wechseln, indem Sie oben rechts unter Ihrem Namen eine andere Organisation auswählen.

Hinweis

Für den Zugriff auf Organisationseinstellungen ist ein Administratoraccount erforderlich.

In den Organisationseinstellungen können Sie Nutzer und Gruppen verwalten, Einladungen versenden und externe Services wie zum Beispiel die Salesforce-Integration konfigurieren.

Im Kopfteil der Seite können Sie den Namen der Organisation ändern.

Nutzer

Die Nutzerliste zeigt alle Mitglieder in Ihrer Organisation. Sie können jeden Eintrag aufklappen um die E-Mailadresse, die Lizenz und die Art der Mitgliedschaft für jeden Nutzer - regulärer Nutzer oder Administrator - einsehen.

Administratoren können andere Nutzer zu Administratoren ernennen. Klappen Sie dazu einen Eintrag in der Nutzerliste auf und klicken Sie auf Zum Administrator ernennen.

Nutzer löschen

Administratoren können Nutzer auch löschen, indem Sie auf den Papierkorb neben dem Nutzernamen klicken.

Nutzer ersetzen

Wenn Sie ein Benutzerkonto löschen möchten, da der Nutzer beispielsweise Ihre Organisation verlässt, könnten noch unerledigte Aufgaben vorliegen. In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit, einen Vertreter zu bestimmen, der diese offenen Aufgaben übernehmen soll. Der Vertreter erhält dann genau die Zugriffsrechte, die er für die Erledigung der offenen Aufgaben und Prozesse benötigt, erbt jedoch nicht automatisch die Gruppenmitgliedschaften des gelöschten Nutzers. Für eine bessere Nachvollziehbarkeit der Prozesse werden ursprüngliche Zuordnungen abgeschlossener Aufgaben nicht geändert.

Der Nutzer wird ersetzt

  • In Workflows: Owner, Zuweisungen, Kandidaten, Standardwerte von Formfeldern, Übergabebedingungen, JavaScript Testwerte, Zugriffsrechte
  • in Reports: Owner, Zugriffsrechte
  • In offenen Aufgaben: Zuweisungen, Kandidaten, Zugriffsrechte
  • in Fällen: Der Ersatznutzer erhält Zugriffsrechte für Fälle, die nach der Ersetzung gestartet wurden, und implizite Ansicht auf Fälle, in denen dem ersetzten Nutzer eine Aufgabe oder zugewiesen wird oder er Kandidat für eine Aufgabe ist.

Der Nutzer wird nicht ersetzt

  • in Bedingungen: in eigenen Regeln in Formularfeldern und Gruppen, in Transitionen (z.B. in automatischen Gateways), in Reports
  • in Fällen: Der Ersatznutzer erhält keine Zugriffsrechte auf Fälle, die vor der Ersetzung begonnen wurden.
Hinweis

Gelöschte Nutzer werden aus allen Nutzergruppen entfernt, zu denen sie gehört haben. Ersatznutzer müssen manuell zu den Gruppen hinzugefügt werden.

Jedes Mal, wenn Sie ein Benutzerkonto löschen, erscheint der Dialog zum Spezifizieren eines Vertreters.

Gelöschte Nutzer, die noch offene Aufgabenzuweisungen haben und für die noch kein Ersatz definiert ist, werden unter Ehemalige Nutzer geführt. Administratoren erhalten dann wöchentlich eine Erinnerung, einen Ersatz für diese Nutzer zu definieren.

Einladungen

Die Liste der Einladungen zeigt Ihnen, wen Sie schon zu Signavio Workflow Accelerator eingeladen haben.

Um jemanden zu Workflow Accelerator einzuladen, wählen Sie zunächst die gewünschte Lizenz aus. Danach geben Sie im Textfeld darunter eine E-Mailadresse ein und klicken auf Einladen. Alle Personen, die Sie einladen erhalten eine E-Mail mit einem Link, um Ihre Registrierung abzuschließen. Anschließend erscheinen sie in der Mitgliederliste Ihrer Organisation.

Gruppen

Unter Gruppen finden Sie alle Gruppen, die in Ihrer Organisation definiert sind. Sie können Gruppen benutzen um Kandidaten für Aufgaben im Prozesseditor festzulegen.

Um eine neue Gruppe anzulegen, geben Sie zunächst den Namen im Textfeld unter der Liste aller Gruppen ein und klicken dann auf Erstellen.

Wenn Sie auf eine Gruppe klicken, sehen Sie eine Liste aller Mitglieder, über die Sie weitere Nutzer zur Gruppe hinzufügen und bestehende Mitglieder entfernen können.

Organisationseinstellungen

Unter Organisationseinstellungen finden Sie Konfigurationsoptionen, die für Ihre gesamte Organisation zentral verwaltet werden.

Unter Zeitzone konfigurieren Sie die Anzeige von Zeiten in Workflow Accelerator.

Unter Email Signatur ersetzen Sie die Workflow Accelerator Team-Standardsignatur, die mit den Workflow Accelerator-Emailbenachrichtigungen verschickt wird.

Prozesserstellung

Sie können die Option Prozesserstellung aktivieren, um zu konfigurieren, welche Nutzergruppe Prozesse erstellen darf.

Nur Mitglieder dieser Gruppe dürfen

  • neue Prozesse erstellen,
  • Prozesse kopieren,
  • Prozesse importieren.

Benutzer, die nicht Mitglied der definierten Gruppe sind, aber Editierrechte auf bestimmte Prozesse haben, können diese Prozesse weiterhin bearbeiten.

Hinweis

Der Transfer von Prozessen vom Process Manager zum Workflow Accelerator ist durch diese Restriktion nicht beeinträchtigt. Alle Modellierer können nach wie vor Prozesse vom Process Manager zum Workflow Accelerator übertragen.

Services

Verwenden Sie den Services-Tab, um die Cloud-Services Integration für die Nutzung durch Mitarbeiter Ihrer Organisation zu konfigurieren. Siehe Salesforce-Integration.

Zahlinformationen

Verwenden Sie den Zahlinformationen-Tab, um die Workflow Accelerator-Lizenzen Ihrer Organisation zu verwalten. Die Seite zeigt:

  • Die Anzahl ungenutzter Lizenzen - wie viele Nutzer Sie noch zu Ihrer Organisation hinzufügen können
  • Das Auslaufdatum Ihrer Lizenzen - wann Sie die Lizenzen erneuern müssen, um weiterhin mit Signavio Workflow Accelerator zu arbeiten.

Die Leiste links zeigt Ihren Lizenztyp an. Klicken Sie Upgraden Sie Ihre Lizenz unten, um Ihren Lizenztyp upzugraden.

Single-Sign-On

Single-Sign-On (SSO) erlaubt es Ihnen, auf Workflow Accelerator über einen bereits vorhandenen Nutzeraccount eines anderen Systems zuzugreifen, ohne sich noch einmal extra in Workflow Accelerator einloggen zu müssen. Sie können eine Anfrage bezüglich einer SSO-Aktivierung über die Feedback senden-Funktion in der Anwendung stellen. Geben Sie hierbei Ihre SAML 2.0 Identity Provider-Daten an.

Momentan unterstützt Signavio Workflow Accelerator lediglich den SSO-Anbieter G Suite (früher Google Apps).

Signavio Workflow Accelerator unterstützt Security Assertion Markup Language (SAML) 2.0 Identity Provider-initiierten SSO mit HTTP POST-Bindung. Kontaktieren Sie uns bitte, falls Ihr gewünschter SSO-Anbieter nicht von unterstützt wird.

Labels

Typischerweise haben Sie in Ihrer Organisation nach einiger Zeit so viele Prozesse erstellt, dass es umständlich wird, auf der Suche nach einem Prozess durch die gesamte Liste zu scrollen. Um Ihre Prozesse besser zu organisieren, können Sie Labels verwenden, die Ihre Prozesse zum Beispiel nach Abteilung oder Status kategorisieren.

Wechseln Sie in den Labels-Tab, um Labels für Ihre Organisation zu definieren. Standardmäßig sind schon einige Labels vorhanden.{}Sie können die Liste jedoch anpassen und erweitern.

Labels konfigurieren um Prozesse zu kategorisieren
Labels konfigurieren um Prozesse zu kategorisieren

Um ein neues Label hinzuzufügen, geben Sie einen Namen in das Textfeld ein und klicken Sie auf Erstellen. Wählen Sie ein Label oder dessen Bearbeiten-Icon aus, um den Namen oder die Farbe anzupassen. Um ein Label zu löschen, wählen Sie das Löschen-Symbol auf der rechten Seite aus.